ارسال فکس اینترنتی (‌فکس آنلاین) چگونه امکان پذیر است؟

در دوره‌ای که اینترنت به تمام بخش‌های زندگی ما وارد شده است، دستگاه‌های فکس کاغذی به مرحله بازنشستگی خود نزدیک می‌شوند. فکس اینترنتی نیز یکی دیگر از خدمات فضای آنلاین است که بدون نیاز به کاغذ می‌تواند اسنادی را برای ما ارسال کند. شما می‌توانید این اسناد را به صورت فایل‌های مختلف مثل (PDF) ارسال و دریافت کنید و یا اینکه مانند گذشته از طریق یک چاپگر، فکس‌ها را روی کاغذ چاپ کنید. با استفاده از فکس آنلاین دیگر نیازی به صرف هزینه‌های هنگفت نخواهید داشت و تنها با دارا بودن یک کامپیوتر یا گوشی، می‌توانید فکس اختصاصی خود را برای کسی بفرستید یا آن را از مبدأ دیگری دریافت کنید.

فکس اینترنتی چیست؟

فکس‌ها از دهه 1960 روی کار آمده‌اند. شاید این سؤال پیش بیاید که دیگر چه کسی به فکس فکر و از آن استفاده می‌کند؟ واقعیت این است که هنوز افراد و شرکت‌های بزرگ و کوچک زیادی هستند که از دستگاه فکس استفاده می‌کنند. البته انقلاب اینترنت دیر یا زود در این بخش هم وارد شد و تأثیرات مثبت خود را نمایان کرد. زیرا دیگر مثل گذشته به دستگاه‌های فکس سنتی نیازی نیست. امروزه فکس اینترنتی خیلی راحت‌تر، سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر این کار را انجام می‌دهد. فکس آنلاین روشی جدید برای ارسال فکس با کمک شبکه اینترنت محسوب می‌شود.

در حالی که برای ارسال فکس به شکل معمول از یک شبکه تلفن‌ عمومی استفاده می‌شود، فکس آنلاین مانند بسیاری دیگر از فایل‌ها، به کمک شبکه اینترنت جهانی قابل ارسال و دریافت است. همین مسئله باعث می‌شود که کل فرآیند ارسال و دریافت کردن فکس بدون زحمت و هزینه زیادی انجام شود. فکس اینترنتی با کمک سرورهای میزبانی، یعنی بدون اینکه به خرید دستگاه فکس یا نرم‌افزار نیاز داشته باشید، قابل استفاده است.

روش‌های ارسال فکس آنلاین

برای ارسال فکس به صورت اینترنتی راه‌های زیادی پیش روی شما قرار دارند. هر یک از این راه‌ها شرایط خاص خود را دارند. اگرچه به طور کلی ساختار اکثریت آن‌ها مثل هم است و شما می‌توانید با سنجیدن شرایط هر روش، از مورد مناسب نیاز خود استفاده کنید. در ادامه به معرفی این روش‌ها می‌پردازیم.

1. ارسال فکس اینترنتی با ایمیل

یکی از ساده‌ترین روش‌های ارسال فکس به صورت آنلاین این است که آن‌ها را به کمک ایمیل به مقصد بفرستید. روش استفاده از این شیوه به گونه‌ای است که شما سند فکس خود را در باکس ایمیل پیوست می‌کنید، سپس با وارد کردن شماره فکس، نامه خود را ارسال خواهید کرد. البته برای استفاده از این روش هم باید از یک سرویس اشتراک فکس اینترنتی قابل اعتماد استفاده کنید.

کسی که قرار است به عنوان واسطه، فکس شما را ارسال کند، این اسناد را دریافت کرده و با کمک اینترنت آن‌ها را به دستگاه فکس ارسال می‌کند. بیشتر شرکت‌هایی که این خدمات را ارائه می‌دهند، برای ارائه این سرویس به مواردی مثل شماره فکس، کد منطقه یا کشور شما در آدرس ایمیل نیاز دارند. برای اینکه روند ارسال فکس به کمک ایمیل برای شما مفهوم‌تر باشد، در ادامه مراحل انجام این کار را توضیح می‌دهیم.

1. یک ایمیل جدید باز کنید.
2. در قسمت نشانی ایمیل، شماره فکسی را که قرار است اسناد را به آن ارسال کنید، قرار دهید. همزمان کدهایی را که ارائه‌دهنده خدمات فکس اینترنتی شما به آن نیاز دارد، ثبت کنید.
3. فایل فکس مورد نظر خود را در پیام ایمیل ضمیمه کنید.
4. در صورت نیاز به توضیحات بیشتر، در قسمت مربوطه متن پیام یا سایر جزئیات اضافه را بنویسید.
5. در نهایت ایمیل خود را ارسال کنید.

2. ارسال فکس اینترنتی از طریق تلفن ابری

تلفن ابری، تلفن مجازی یا (VoIP) یک سرویس تلفنی است که با استفاده از فناوری‌های جدید این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا فکس خود را به شکل آنلاین ارسال یا دریافت کنید. تلفن ابری در اصل خدمات تلفنی مثل خدمات صوتی یا فکس را به صورت اینترنتی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. شرکت‌های بزرگ و کوچک می‌توانند بدون نیاز به کاغذ و کارتریج، فکس خود را ارسال کنند. برای انجام این کار تنها لازم است که یک شرکت خدماتی مناسب را پیدا کرده و هزینه‌های اشتراک خود را بپردازید.

سپس با یک کد یا شماره اشتراکی هر زمان که خواستید فکس خود را ارسال یا دریافت کنید. البته این شیوه روش خاص خود را دارد و البته ممکن است شما را با چالش‌هایی نیز مواجه کند که بهتر است برای پیشگیری از آن‌ها، از قبل با ارائه‌دهنده خدمات ارسال فکس آنلاین خود درباره آن‌ها صحبت کنید.

3. فکس آنلاین به کمک کامپیوتر

یکی دیگر از پیشنهادهایی که می‌توانید برای ارسال فکس اینترنتی دریافت کنید، این است که از کامپیوتر استفاده کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک برنامه یا رابط نرم‌افزاری ارائه‌دهنده این خدمات را متناسب با سیستم کامپیوتری خود نصب کنید و با کمک اینترنت از آن‌ها برای ارسال فکس کمک بگیرید.

4. ارسال فکس با گوگل داکس

یکی از کاربردهای برنامه‌های گوگل، امکان ارسال فکس است. شما با استفاده از برنامه‌های گوگل مثل (Google Docs) یا (Google Sheets) می‌توانید از سرویس فکس آنلاین استفاده کنید. برای انجام این کار نیز باید افزونه مخصوص را روی سیستم خود نصب کنید.

علاوه بر موارد بالا، راه‌های دیگری نیز برای ارسال و دریافت فکس آنلاین وجود دارند. از جمله آن‌ها می‌توانیم به (Microsoft Office)، استفاده از سیستم‌های ارسال فکس آنلاین، ارسال از طریق سیستم‌های (IOS) و دستگاه‌های اندرویدی اشاره کنیم.

مزایای استفاده از فکس اینترنتی

فکس اینترنتی مزایای بسیار زیادی دارد. برای مثال سیار بودن آن یکی از بزرگ‌ترین مزایا به شمار می‌آید. به کمک این شیوه شما می‌توانید در هر زمان و مکانی و تنها با دسترسی به یک شبکه اینترنت، برای ارسال یا دریافت فکس اقدام کنید. البته این تنها مزیت فکس آنلاین نیست. این شیوه از جهات بسیاری سودمند است. با کمک فکس آنلاین فرآیند ارسال این فایل در کسب‌ و کار شما راحت‌تر خواهد شد. در ادامه به صورت مفصل‌تری به مزایای استفاده از این شیوه می‌‌پردازیم.

انعطاف‌پذیری

یکی از بهترین مزایای استفاده از فکس آنلاین، انعطاف‌پذیری فوق‌العاده آن است. همانطور که گفتیم تنها با اتصال به اینترنت و دارا بودن یک گوشی هوشمند و البته کامپیوتر می‌توانید به صورت آنلاین هر چیزی را فکس کنید. این کار برای شما بسیار انعطاف‌پذیر است و شما را از شر دردسرهای خرید سخت‌‌افزارها و نرم‌افزارهای متعدد، هزینه‌های نگهداری و تعمیر آن‌ها خلاص می‌کند.

بدون نیاز به پرداخت هزینه تلفن

شما برای ارسال فکس به شکل سنتی، به یک خط تلفن ثابت نیاز دارید تا با سیگنال‌های آنالوگ را انتقال دهید. مشخصاً استفاده از این شیوه می‌تواند برای شما هزینه‌بردار باشد و البته این هزینه می‌تواند بسته به موقعیت جغرافیایی شما متفاوت باشد. هزینه ارسال فکس برای مسافت‌های دورتر می‌تواند منجر به بالا رفتن هزینه‌های تلفن ثابت شود. اما فکس اینترنتی می‌تواند به شما کمک کند که در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.

اگرچه شما برای فکس آنلاین هم باید بودجه‌ای را در نظر بگیرید، اما فراموش نکنید که این نرخ به نسبت هزینه‌های سرویس‌ فکس معمولی بسیار کمتر خواهد بود. با کمک این شیوه ارسال فکس، شما در درازمدت می‌توانید به صورت قابل توجهی در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید. خصوصاً از هزینه‌های اصلی یعنی خرید دستگاه و نگهداری از آن به دور خواهید بود. تنها کاری که باید بکنید این است که هزینه اشتراک ارسال فکس آنلاین را بپردازید.

ایمنی بالا

یکی از دغدغه‌های اصلی هنگام استفاده از فکس سنتی، ایمنی است. بروز مشکل در امنیت فکس‌ها، خصوصاً نمونه‌هایی که باید محرمانه باشند، تجربه خوشایندی برای هیچ فرد یا کسب‌وکاری نیست. خطوط تلفن سنتی برای ارسال فکس می‌توانند به راحتی رهگیری شوند. این مسئله می‌تواند در افشای محتوای فکس تأثیرگذار باشد. به علاوه اینکه افرادی که در نزدیکی محل دستگاه قرار دارند، می‌توانند اسناد فکس شده را مشاهده کنند.

اما این حالت در ارسال فکس اینترنتی وجود ندارد. در اصل با استفاده از قابلیت ذخیره رمزنگاری ‌شده که به کمک فضای آنلاین قابل انجام است، فکس‌ها در ایمن‌ترین و مطمئن‌ترین حالت ممکن به دست افراد می‌رسند. این حالت بسیار امن‌تر از آن چیزی است که می‌توانید تصور آن را بکنید.

بدون موانع فیزیکی

همانطور که گفتیم دستگاه‌های فکس سنتی را نمی‌توان به صورت مداوم جابه‌جا کرد. بنابراین ممکن است شما در مکانی باشید که نیاز فوری به فکس داشته باشید، اما دستگاه مورد نظر در دسترس شما نباشد. در چنین حالتی ممکن است با مشکلات و دردسرهای متعددی مواجه شوید. بنابراین موقعیت مکانی دستگاه می‌تواند مانعی برای شما باشد. اما این حالت در ارسال فکس آنلاین وجود ندارد و شما فارغ از اینکه در کجا حضور دارید و می‌خواهید در چه ساعتی فکس خود را ارسال کنید، می‌توانید از سیستم ارسال فکس اینترنتی کمک بگیرید.

سازگار با محیط‌زیست

با شلوغ شدن دنیا و مصرف بی‌رویه منابع متعدد، حفاظت از محیط‌زیست به یکی از موضوعات مورد توجه در کره زمین تبدیل شده است. به همین دلیل بسیاری از کسب‌وکارها به دنبال یافتن راه‌هایی برای آسیب کمتر به محیط‌زیست هستند. شما هم می‌توانید با استفاده از فکس آنلاین، بدون استفاده از دستگاه‌های فیزیکی و هدر دادن کاغذ، تأثیرات قابل توجهی در محیط‌زیست داشته باشید. شما در این روش می‌توانید اسناد را به صورت دیجیتالی ارسال، دریافت و چاپ کنید، پس در کاهش مصرف کاغذ و قطع درختان نقش عمده‌ای خواهید داشت.

استفاده از امضاهای الکترونیکی

شاید یکی از مواردی که ذهن شما را به خود مشغول کند، امضای فکس است. خوشبختانه با وجود امکانات دیجیتالی متعدد این شرایط برای شما فراهم است که اسناد خود را به کمک امضاهای الکترونیکی و دقیقاً مطابق با واقعیت، برای گیرنده ارسال کنید.

هزینه استفاده از سرویس فکس اینترنتی چگونه محاسبه می‌شود؟

ارائه هر خدماتی هزینه خاص خود را دارد، این موضوع در مورد هزینه فکس اینترنتی هم صادق است. بسته به نوع شرکتی که این خدمات را به شما ارائه می‌دهد، احتمالاً باید برای اشتراک ثبت‌نام کنید یا هزینه‌ای را به صورت ماهانه پرداخت کنید. باز هم بسته به شرکت مورد نظر ممکن است هر اشتراک شامل یک تعداد نسخه فکس خاص باشد که می‌توانید در یک بازه زمانی مشخص، مثلاً یک ماهه آن‌ها را ارسال کنید.

برخی از شرکت‌ها بین تعداد صفحاتی که می‌توانید دریافت کنید و تعداد صفحاتی که می‌توانید ارسال کنید، تمایز قائل می‌شوند. سرویس‌های دیگر مجموعه‌ای از صفحات را ارائه می‌دهند که رویکردی انعطاف‌پذیرتر دارند، برای مثال اگر فکس‌های دریافتی شما از نمونه‌های ارسالی بیشتر باشند، می‌توانید از کل بسته دریافتی خود بیشترین استفاده را ببرید. بنابراین هزینه فکس اینترنتی بسته به شرکت و البته بسته‌های ارائه‌دهنده آن متفاوت است.

گاهی نیاز است از خدمات فکس بین‌المللی استفاده کنید. در چنین شرایطی احتمالاً مجبور خواهید بود که هزینه بیشتری برای فکس خود بپردازید. البته به طور کلی هزینه فکس آنلاین چندان چشمگیر نیست و شما به راحتی می‌توانید با شارژ بسته‌های مختلف، با توجه به نیاز خود از آن‌ها استفاده کنید.

جمع‌بندی

• با رونق اینترنت دیگر جایی برای استفاده از روش‌های سنتی ارسال فکس وجود ندارد. با افزایش محبوبیت فکس آنلاین، جای تعجب نیست که مردم به این روش روی بیاورند.
• فکس آنلاین شیوه‌ای نوین برای ارسال و دریافت اسناد در هر زمان و مکانی محسوب می‌شود. شیوه‌ای که تا حدود زیادی در هزینه‌های خرید، نگهداری، تعمیر و استفاده از تجهیزات ارسال فکس سنتی صرفه‌جویی خواهد کرد.
• این شیوه بسیار انعطاف‌پذیر است و شما می‌توانید از روش‌های متعددی، فکس خود را ارسال کنید.
• از شیوه‌های ارسال فکس اینترنتی می‌توانیم به استفاده از سرویس‌های ارائه‌دهنده خدمات فکس اینترنتی، ارسال فکس از طریق ایمیل، تلفن ابری، نرم‌افزارهای کامپیوتری، گوشی‌های اندروید و آیفون اشاره کنیم.
• به کمک ارسال فکس به صورت اینترنتی شما در قبوض تلفن خود صرفه‌جویی می‌کنید و از ذخیره‌سازی آسان داده‌ها لذت می‌برید. مهم‌تر از همه اینکه از موانع فیزیکی که دسترسی شما را به اسناد فکس محدود می‌کنند، عبور خواهید کرد.

پرسش‌های پرتکرار

1. فکس اینترنتی چیست؟

فکس آنلاین روشی جدید برای ارسال فکس با کمک شبکه اینترنت محسوب می‌شود. در حالی که برای ارسال فکس به شکل معمول از یک شبکه تلفن‌ عمومی استفاده می‌شود، فکس آنلاین مانند بسیاری دیگر از فایل‌ها به کمک شبکه اینترنت جهانی قابل ارسال و دریافت است.

2. مزایای استفاده از فکس اینترنتی چیست؟

از مزایای این شیوه می‌توانیم به کاهش هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری و امنیت بالا اشاره کنیم.

3. ارسال فکس اینترنتی چگونه امکان‌پذیر است؟

سرویس‌های ارسال فکس اینترنتی، گوشی‌های اندروید، آیفون و سیستم‌های کامپیوتری، ارسال از طریق ایمیل، برنامه‌های گوگل و تلفن ابری، از جمله شیوه‌های ارسال فکس آنلاین محسوب می‌شوند.