OKR چیست؟ تعریف، مزایا، تفاوت با KPI و روش پیاده‌سازی

OKR مخفف عبارت Objectives and Key Results به‌معنای «اهداف و نتایج کلیدی» است؛ چارچوبی برای تعیین اهداف بلندپروازانه و اندازه‌گیری نتایج مشخص و قابل‌سنجش برای رسیدن به آن‌ها. OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مسیر حرکت خود را شفاف کنند، تیم‌ها را در یک جهت هم‌راستا نگه دارند و افراد را روی اولویت‌های اصلی متمرکز کنند. در این مقاله به تعریف OKR، مزایا، تفاوت آن با KPI و روش صحیح پیاده‌سازی این چهارچوب در سازمان می‌پردازیم. اگر به‌دنبال افزایش بهره‌وری تیمی و هم‌راستایی واقعی در اهداف سازمانی هستید، این راهنما نقطه شروع شماست.

تعریف OKR؛ چهارچوبی برای تعیین هدف‌های بزرگ و قابل اندازه‌گیری

OKR یکی از اثربخش‌ترین ابزارها در کنار سایر ابزارهای بازاریابی دیجیتال است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا هدف‌گذاری هوشمندانه‌تری داشته باشند. واژه OKR مخفف «Objectives and Key Results» به‌معنای اهداف و نتایج کلیدی است و از دو بخش اصلی تشکیل می‌شود که مکمل یکدیگرند.

بخش اول، هدف‌ها (Objectives) هستند؛ بیانیه‌هایی الهام‌بخش، واضح و آینده‌محور که نشان می‌دهند سازمان دقیقا به چه چیزی می‌خواهد دست یابد. این اهداف معمولا بلندپروازانه‌اند؛ مثلا «افزایش آگاهی از برند» یا «تبدیل شدن به کم‌کربن‌ترین برند در صنعت».

بخش دوم، نتایج کلیدی (Key Results) هستند که با عدد و رقم مشخص می‌کنند چقدر به آن هدف نزدیک شده‌اید. این نتایج باید قابل‌سنجش و شفاف باشند، مثل «جذب یک میلیون بازدیدکننده وب‌سایت» یا «استفاده از مواد کمپوست‌پذیر در ۲۵٪ از محصولات». ترکیب این دو بخش باعث می‌شود هم انگیزه ایجاد شود، هم پیشرفت قابل‌ارزیابی باشد.

مزایای روش OKR چیست؟ پنج دلیل برای اینکه این چهارچوب را جدی بگیرید

استفاده از OKR مانند طراحی بیزنس پلن، پایه‌گذار مسیر شفاف رشد و توسعه در سازمان‌هاست. در میان چهارچوب‌های مختلف مدیریت هدف، OKR با ساختاری ساده، منعطف و قابل‌اندازه‌گیری، ابزار قدرتمندی برای تمرکز، هم‌راستایی و سنجش پیشرفت تیم‌ها محسوب می‌شود. یکی از ویژگی‌های خاص OKR این است که برای هر هدف، می‌توان چندین نتیجه کلیدی (KR) تعریف کرد. همین قابلیت، زمینه‌ساز بهره‌وری بالا و مشارکت موثر می‌شود. در ادامه با پنج مزیت مهم OKR آشنا خواهید شد:

۱. هدف‌گذاری سریع و قابل اقدام OKR

ساختار شفاف OKR به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که بدون اتلاف وقت، اهداف خود را تعیین و بلافاصله وارد فاز اجرا شوند. فرمول پیشنهادی اندی گرو، بنیان‌گذار OKR، بسیار ساده و کاربردی است: «من می‌خواهم [هدف] را محقق کنم که با [نتیجه کلیدی] سنجیده می‌شود.». این رویکرد باعث می‌شود تمرکز از قالب‌بندی هدف به سمت اجرای آن هدایت شود.

۲. تعریف اهداف بلندپروازانه (Stretch Goals) در OKR

یکی از ویژگی‌های مهم OKR این است که حداقل یکی از نتایج کلیدی را می‌توانید به‌عنوان یک هدف چالش‌برانگیز و دست‌نیافتنی تعیین کنید. این اهداف باعث می‌شوند تیم‌ها از محدوده امن خود خارج شوند و واقعا رشد کنند. در بسیاری از شرکت‌ها مانند Asana رسیدن به حدود ۷۰٪ اهداف نشانه تنظیم درست و بلندپروازانه بودن آن‌هاست.

۳. بهبود همکاری بین واحدها با OKR

اهداف کلان معمولا نیازمند مشارکت چند تیم یا بخش مختلف هستند. فرض کنید هدف شرکت کاهش ردپای کربنی باشد؛ در این صورت، تیم‌های محصول، لجستیک، طراحی و عملیات باید با هم هم‌راستا عمل کنند. هر تیم می‌تواند نتیجه کلیدی خودش را در راستای یک هدف مشترک تعریف کند، بدون اینکه تمرکز یا انسجام از بین برود.

۴. افزایش مشارکت و درگیری کارکنان

یکی از مزایای OKR این است که می‌توان بین تعیین اهداف از بالا (مدیران) و تعیین نتایج کلیدی از پایین (کارکنان) تعادل ایجاد کرد. این رویکرد ترکیبی باعث می‌شود کارمندان بهتر درک کنند که سهم آن‌ها در تحقق اهداف سازمانی چیست و همین موضوع سطح درگیری و انگیزه را افزایش می‌دهد.

۵. اتصال کارهای روزانه به اهداف کلان سازمان

بزرگ‌ترین مزیت OKR زمانی خودش را نشان می‌دهد که بتوانید پروژه‌ها و وظایف روزانه مانند استفاده از پنل اس ام اس برای بازاریابی را به اهداف استراتژیک تیم یا سازمان پیوند دهید. این اتصال نه‌تنها باعث هم‌راستایی تلاش‌ها می‌شود، بلکه دید بهتری از ارزش واقعی کارها به اعضای تیم می‌دهد. استفاده از ابزارهای مدیریت OKR به شما کمک می‌کند همه این عناصر را در یک سیستم یکپارچه کنترل و دنبال کنید.

تفاوت KPI و سیستم OKR چیست؟ دو ابزار متفاوت برای اهداف متفاوت

اگرچه OKR و KPI هر دو ابزارهایی برای مدیریت عملکرد هستند، اما فلسفه، ساختار و کاربرد آن‌ها با یکدیگر تفاوت دارد. OKR چهارچوبی برای تعیین اهداف آینده‌نگر و نتایج قابل‌اندازه‌گیری و به‌عبارتی ابزاری برای رهبری، حرکت و رشد استراتژیک است. در مقابل، KPI صرفا شاخص‌های عملکردی هستند؛ یعنی اعداد و ارقامی که وضعیت فعلی یک فرآیند یا فعالیت را اندازه‌گیری می‌کنند.

در OKR، اهداف (Objectives) ماهیتی تغییرمحور و پیش‌برنده دارند و با نتایج کلیدی (Key Results) که قابل‌سنجش و قابل پیگیری هستند، همراه می‌شوند. این ساختار مسیر رسیدن به هدف را مشخص کرده و به تیم کمک می‌کند ببیند در چه مرحله‌ای از آن مسیر قرار دارد. اما KPI فقط یک عدد است؛ نشان‌دهنده وضعیت فعلی، بدون اینکه لزوما هدف، مسیر یا پیشرفت مشخصی را نشان دهد. در واقع همان‌طور که KPIها در تدوین یک مارکتینگ پلن کاربرد دارند، OKRها برای حرکت به‌سوی تغییرات استراتژیک طراحی شده‌اند.

علاوه‌براین فرآیند تعریف OKR معمولا تعاملی و مشارکتی است؛ اعضای تیم در تعریف OKRهای تیمی نقش دارند و بازخورد مداوم ارائه می‌دهند تا اهداف با شرایط واقعی سازمان هماهنگ باقی بمانند. در مقابل، KPIها اغلب به‌صورت یک‌طرفه از سمت مدیریت تعیین می‌شوند و در بسیاری از موارد، بدون بازنگری در طول فصل تکرار می‌شوند؛ مگر در سازمان‌های چابک که فرآیند تعیین شاخص‌ها هم به‌شکل مشارکتی انجام می‌گیرد.

به‌طور خلاصه، KPI بیشتر به این سوال پاسخ می‌دهد که «آیا به هدف عددی‌مان رسیدیم یا نه؟»، در حالی که OKR به این سوال پاسخ می‌دهد که «به کجا می‌خواهیم برسیم و چطور قرار است به آن نقطه برسیم؟».

روش پیاده‌سازی OKR؛ چهار مرحله برای ساخت اهداف موثر و قابل اندازه‌گیری

حالا که با اصول OKR آشنا شدید، وقت آن است که وارد بخش عملی شوید: چگونه یک OKR خوب بنویسیم؟ چه برای کل سازمان هدف‌گذاری کنید، چه برای تیم یا حتی یک فرد، فرایند ساخت OKR تقریبا یکسان است و شامل چهار مرحله ساده اما کلیدی می‌شود. به یاد داشته باشید که OKRها نقش کلیدی در طراحی سیستم فروش ایفا می‌کنند، به‌ویژه زمانی‌که اهداف فروش باید شفاف و قابل‌سنجش باشند.

مرحله اول: با هدف (Objective) روش OKR شروع کنید

نوشتن OKR را با تعریف هدف آغاز کنید. هدف باید کوتاه، شفاف، الهام‌بخش و عمل‌محور باشد. به جای تمرکز روی فعالیت‌ها یا وظایف، روی نتیجه نهایی متمرکز شوید؛ چیزی که قرار است واقعا محقق شود. زبان استفاده‌شده باید انگیزه‌بخش و آینده‌نگر باشد. برای هر سطح (سازمانی، تیمی یا فردی)، پیشنهاد می‌شود بین ۳ تا ۵ هدف تعریف شود.

نمونه:

هدف: تبدیل شدن به رهبر بازار نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابری

مرحله دوم: برای هر هدف ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی (Key Results) بنویسید

در زیر هر هدف، فهرستی از نتایج کلیدی بنویسید. این نتایج باید کاملا قابل‌سنجش، زمان‌دار و شفاف باشند. از ترکیب شاخص‌های کمی و کیفی استفاده کنید تا تصویر واقعی‌تری از پیشرفت ترسیم شود. برای ایجاد مسئولیت‌پذیری، بهتر است هر نتیجه کلیدی یک مسئول مشخص داشته باشد. برای مثال اگر نتیجه کلیدی افزایش لید از طریق اس ام اس مارکتینگ است، وظیفه بازاریابی با پیامک به‌عهده تیم مارکتینگ خواهد بود.

نمونه:

• نتیجه کلیدی ۱: افزایش سهم بازار از ۱۵٪ به ۳۰٪ تا پایان سال مالی
• نتیجه کلیدی ۲: دستیابی به امتیاز NPS بالای ۶۰ تا پایان فصل سوم
• نتیجه کلیدی ۳: عرضه سه قابلیت جدید در هر فصل براساس بازخورد کاربران
• نتیجه کلیدی ۴: افزایش نرخ تبدیل کاربران رایگان به پولی از ۵٪ به ۱۵٪ تا پایان فصل چهارم

مرحله سوم: بازبینی و اصلاح سیستم OKR

بعد از نوشتن پیش‌نویس، OKRها را مرور و ویرایش کنید تا مطمئن شوید هم جاه‌طلبانه هستند و هم دست‌یافتنی. نتایج کلیدی را تست کنید: آیا واقعا قابل‌سنجش هستند؟ آیا هدف‌گذاریشان منطقی است؟ حتما بازخورد ذی‌نفعان و اعضای تیم را بگیرید و OKRها را براساس اولویت‌های جاری اصلاح کنید.

مرحله چهارم: اطلاع‌رسانی و پیگیری پیشرفت مدل OKR

در نهایت OKRها را با همه تیم‌ها و افراد مرتبط به اشتراک بگذارید. همه باید بدانند چطور کارشان به تحقق هدف کلان کمک می‌کند. از ابزارهای OKR یا حتی فایل‌های اکسل برای پیگیری پیشرفت استفاده کنید و جلسات منظم برای بررسی وضعیت، رفع موانع و به‌روزرسانی اهداف برگزار کنید. صرفا در چنین جلساتی متوجه می‌شوید که آیا قیمت پنل اس ام اس یا دیگر هزینه‌هایی که بابت انواع دیگر بازاریابی کرده‌اید، در قالب سودآوری به شرکت برگشته است یا نه. موفقیت‌ها را جشن گرفته و از شکست‌ها یاد بگیرید.

OKR؛ مسیری روشن برای رشد هدفمند کسب‌وکار

در دنیای رقابتی امروز، صرفا داشتن هدف کافی نیست؛ شما نیاز به ساختاری دارید که مسیر رسیدن به آن هدف را هم مشخص کند. OKR دقیقا همین کار را می‌کند. با تعریف اهداف الهام‌بخش و نتایج کلیدی قابل‌سنجش، نه‌تنها تمرکز تیمتان را بالا می‌برید، بلکه می‌توانید اجرای استراتژی‌ها را به شکل واقعی دنبال و ارزیابی کنید. اگر به‌دنبال افزایش بهره‌وری، هم‌راستایی تیمی و تحقق اهداف بزرگ هستید، حالا زمان آن رسیده که OKR را وارد ساختار کاری خود کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید.